Данные для системы разведки о конкурентах могут поступать из разнообразных источников, как государственных, так и частных. Люди, не знакомые с разведкой, часто думают, что самая полезная информация добывается из секретных источников. Они считают типичными для разведки такие явления, как знаменитые публикации о секретных операциях ЦРУ.

На самом деле, большая часть разведывательной деятельности  связана с использованием опубликованных сведений. Следовательно, основное внимание должно концентрироваться на организованном изучении официально доступных источников информации. Значительная часть основной информации, используемой службами планирования, может поступать обычным порядком из многочисленных публикаций о деловом мире в средствах массовой информации, промышленных журналах, газетах, правительственных изданиях, учебных пособиях или научных трудах, а также из постоянного неформального потока сведений от торговых агентов.

Хотя многие сведения можно получить именно таким образом, например, путем компьютеризированного поиска и организованных поисков в промышленных библиотеках, процесс разведки может быть очень продуктивным и на самом низшем уровне организации. Ценным сборщиком информации может быть простой торговый агент, которому можно поручить отправиться на осмотр конкурирующего предприятия и доложить о своих наблюдениях отделу сбыта. Клерк, получивший задание делать вырезки из газет той местности, где находится конкурент, также выполняет важную разведывательную функцию.

Как отмечалось выше, накопление данных принимает форму (а) непрерывного сбора базовых данных для тотальной разведки или для ознакомления с факторами и силами, действующими в конкурирующих фирмах, и (б) сбора особых сведений для заполнения информационных пробелов в разведывательных данных или для ответа на специальный запрос о конкурентах от определенного менеджера-потребителя информации.

Фаза накопления информации включает формулирование направлений деятельности, подготовку плана сбора данных с указанием целей и задач и его передачу тем лицам и учреждениям, которые отвечают за его практическое осуществление.

На первой стадии сбора информации инициатива обычно принадлежит разведывательной службе, которая действует на основании собственного анализа плановых документов организации или же по специальной просьбе потребителя. Разведывательная служба выбирает направления своей деятельности на основании генеральной цели организации, а также специальных указаний, содержащихся в различных планах организации. Учитываются также указания менеджеров, штабного персонала вышестоящих и подчиненных подразделений организации. Эта служба должна, конечно, быть осведомлена о любых изменениях в планировании, особенно если меняются цели и задачи организации. Сведения о новых направлениях или возможных новых задачах организации имеют кардинальное значение для сбора адекватной и важной деловой информации.

Источники потенциально важной информации и разнообразные способы ее использования настолько многочисленны, что наличие плана сбора информации совершенно необходимо для успеха такой системы. План сбора разведывательных сведений о конкурентах соотносит потребности в информации с ее потенциальными источниками таким образом, чтобы уточнить и ограничить процесс отбора информации.

Собранные данные не являются информацией до тех пор, пока они должным образом не проанализированы и интерпретированы квалифицированным специалистом. В срочных случаях информацию можно передавать лицам, принимающим решения, без изучения аналитиками, но, когда время позволяет (т.е. в большинстве случаев), именно обработанные сведения особенно полезны тем лицам, кто принимает решения.

Качество анализа и интерпретации в большой степени зависит от профессиональной принадлежности аналитика. В хозяйственной организации это означает, что наиболее подходящим лицом для интерпретации определенной информации является человек, обладающий ответственностью в соответствующей функциональной области (производство, маркетинг, финансы, исследования и разработки и т.д.). Определение возможной стратегии конкурента в освоении новых рынков может осуществляться несколькими лицами (организованными в рабочую группу) – представителями нескольких функциональных подразделений организации.

Несмотря на то, что система базируется на официальных источниках, всегда следует анализировать информацию о конкуренте на предмет достоверности и надежности как ее источника, так и содержания. Можно разработать простую систему оценки, выражающую точку зрения того, кто получает данные относительно источника и содержания информации. Создано немало руководств по оценке надежности информации.

Прошедшие оценку разведывательные сведения распространяются затем среди соответствующих лиц и отделов. Если по своему характеру информация относится к стратегическому планированию, то ее должны получать лица, составляющие планы и несущие ответственность за принятие стратегических решений. Деликатная по характеру информация может сообщаться только отдельным лицам. В военных учреждениях превалирует принцип «знать только необходимое»: независимо от положения сотрудника в организации он должен получать только ту разведывательную информацию, которая ему необходима для выполнения его обязанностей. Этот принцип применим в любой организации.

Следует установить правила распространения информации с тем, чтобы обеспечить необходимую осторожность, но и не отказывать в информации тем, кто в ней нуждается.

Система деловой разведки против конкурента должна подсказывать управляющим, когда следует принять те или иные меры, и указывать, как это лучше сделать. Если система просто непрерывно выдает тома отчетов, то инициатива в принятии мер полностью отдается управляющему; ему приходится просеивать массу данных для того, чтобы оценить надежность и полезность информации. Чтобы освободить управляющего от этой работы, система деловой разведки должна быть ориентирована на исключительные ситуации; это значит, что помимо непрерывного потока важной информации, она должна обеспечивать сигналы о необходимости действий.

Последний вопрос разработки системы деловой разведки против конкурентов касается ее подчинения: какое место она должна занять в организационной иерархии и как она должна быть организована? Ответ на этот вопрос в большой степени зависит от предъявляемых к системе требований и в свою очередь определяет план деятельности.

Поскольку в идеале разведка против конкурентов должна отвечать на запросы всех функциональных подразделений, опыт показал, что наилучшие результаты достигаются, если соответствующая служба автономна и централизована в рамках определенного направления хозяйственной деятельности. При большой диверсификации производства служба разведки может быть до некоторой степени децентрализована.

Для успеха любой программы необходимо, чтобы была служба (возможно один человек), отвечающая за координацию всей разведывательной функции, за сбор, анализ и распространение информации. Когда определены права и обязанности службы, можно начать работу по поиску и сбору информации.

Созданная в компании система важнейшей информации о конкурентах неизбежно приведет к накоплению критической информации.

Если ваша система действует с этическими нормами, это вовсе не значит, что конкурент делает то же самое. Поэтому следует охранять такую информацию. Действенный подход к проблеме разработки мер безопасности может строиться на предположении самого худшего со стороны конкурентов: если они не ограничиваются методами, которые считаются этичными, то как это может сказаться на компании.

Нет необходимости убеждать владельцев компаний, имеющих информационные структуры, что они должны быть надежно защищены. В организации, руководство которой серьезно думает о своем будущем, должна быть создана высокоэффективная служба безопасности, которая обеспечит эффективный доступ к информации и ее защиту.